B06 : Réservations d'installations par des organismes externes

Annotations

Directive no : B06
Responsable : Affaires opérationnelles
Approuvé par : Directrice exécutive du CCP
Date d'entrée en vigueur : Automne 2016

Préambule

Le Collège canadien de police (CCP) peut louer ses installations à des organismes gouvernementaux externes (organismes d'application de la loi fédéraux, provinciaux, municipaux et étrangers).

Le directeur exécutif peut, à sa discrétion, approuver la location d'installations à des organismes du secteur privé.

Lesdites installations comprennent des locaux d'hébergement, des salles de réunion, des salles de cours, une salle d'informatique, une cafétéria, des chambres à coucher, un gymnase et un salon.

Le CCP propose une variété de choix de repas. Les services de traiteur sont offerts en partenariat avec le Groupe Compass Canada, dont le site Web renferme des échantillons de menus et de l'information nutritionnelle.

Directive

  1. Il faut réserver les chambres à coucher et préparer les factures connexes en vertu d'une seule entente de location conclue avec le groupe client qui organise l'évènement. Le CCP ne peut pas effectuer les réservations et la facturation pour chaque participant.
  2. Les prix sont sujets à changement sans préavis.
  3. Les installations ne peuvent être utilisées qu'aux dates précisées dans l'entente.
  4. Un avis d'annulation ou de modification écrit doit parvenir au bureau du registraire au plus tard sept jours ouvrables avant la date de l'évènement, faute de quoi des frais d'annulation s'appliqueront  :
    • De quatre à sept jours ouvrables avant la tenue de l'évènement  : au moins 50 $ ou 50 % des frais de location des installations (salles de cours ou de réunion et chambres à coucher) et 100 % des frais de repas (s'il y a lieu).
    • Trois jours ouvrables ou moins avant la tenue de l'évènement  : 100 % des frais de location des installations (salles de cours ou de réunion et chambres à coucher) et 100 % des frais de repas (s'il y a lieu).
  5. Le client convient de payer pour tout dommage causé aux installations ou au matériel par une personne invitée ou participant à l'évènement.
  6. Le client peut adapter l'organisation de la salle de cours à ses besoins, pourvu qu'il remette tout en ordre à la fin de l'évènement.
    • Si, après l'utilisation d'une salle de cours par le client, le CCP doit remettre la salle en ordre, des frais supplémentaires peuvent être facturés.
  7. Si le personnel du CCP doit travailler la fin de semaine à la suite d'une réservation par un groupe externe, des frais administratifs peuvent s'appliquer en sus des frais de location.
  8. Le CCP se réserve le droit de réattribuer ses locaux sans préavis.

Procédure, rôle et responsabilitiés

  1. Prix de location des installations du CCP.
  2. Pour réserver une salle ou obtenir davantage de renseignements, le client peut communiquer avec le bureau du registraire  :
  3. Téléphone  : 613-993-6033
  4. Courriel  : cpcregistrar@rcmp-grc.gc.ca, en inscrivant « Réservation d'installations par un organisme externe » dans la ligne d'objet.
  5. Le bureau du registraire fournira au client un formulaire PDF pouvant être rempli.
  6. Le client doit envoyer le formulaire rempli, contenant les noms de tous les participants, à l'adresse cpcregistrar@rcmp-grc.gc.ca, au plus tard 14 jours ouvrables avant le début de l'évènement.
  7. Le bureau du registraire remplira le formulaire 4080 (Entente de location) de la GRC et le fera signer par le client.
  8. l'entente de location signée doit parvenir au bureau du registraire au plus tard 10 jours ouvrables avant le début de l'évènement.
  9. Les Services financiers du CCP soumettront une facture au client à la fin de l'évènement.
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